J’ai de la difficulté à ouvrir une session dans le portail des membres. Que puis-je faire?
Pour utiliser le portail des membres de régime de Coughlin pour la première fois, vous devez d’abord vous inscrire.
Pour vous inscrire, vous avez besoin de trois choses :
- votre numéro d’identification personnel;
- le numéro du régime; et
- le mot de passe temporaire.
Vous trouverez cette information sur l’un de vos relevés de demandes de règlement émis à partir d’avril 2007.
Si vous n’avez pas de mot de passe temporaire, veuillez communiquer avec Coughlin, qui vous l’enverra. Quand vous le recevez, suivez le lien Vous n’êtes pas déjà inscrit?, si vous vous inscrivez pour la première fois.
Veuillez noter que les mots de passe temporaires sont sensibles à la casse. Ce qui peut apparaître comme un « 1 » peut être un « L » minuscule. Assurez-vous d’entrer les caractères exactement comme ils apparaissent sur votre relevé. Une fois que le mot de passe temporaire a été accepté, vous pouvez poursuivre et entrer votre information personnelle et celle sur votre régime, puis créer votre compte. Si vous ne possédez pas votre numéro d’identification personnel ou votre numéro de régime, veuillez en informer notre bureau. Nous serons heureux de vous communiquer ces numéros.
J’ai fait le nécessaire pour le dépôt direct. Pourquoi est-ce que je ne reçois plus mes relevés indiquant ce qui a été payé?
Si vous avez transmis un chèque annulé et rempli un formulaire de dépôt direct autorisant Coughlin à verser l’argent directement dans votre compte bancaire et que vous avez inscrit votre adresse de courriel sur le formulaire, vous recevrez uniquement un courriel vous informant que l’argent a été versé dans votre compte.
Pour voir votre relevé, vous devez ouvrir une session dans le portail des membres à l’adresse www.coughlin.ca sous Ouverture de session. Vous pouvez imprimer les relevés des prestations à partir de ce site.
Comment puis-je savoir si ma demande a été traitée?
Pour savoir où en est votre demande de règlement pour soins médicaux ou soins dentaires, veuillez communiquer directement avec le service des règlements d’Ottawa ou de Winnipeg. Cliquez ici pour obtenir le numéro direct local ou de la ligne sans frais.
Vous pouvez également ouvrir une session en ligne dans notre portail des membres de régime.
De combien de temps dispose-t-on pour présenter des demandes de règlement pour soins médicaux ou soins dentaires?
Il faut soumettre les demandes dans les six mois suivant la date à laquelle la dépense a été engagée. Toutefois, notre bureau d’Ottawa peut traiter une demande jusqu’à 24 mois après la date de la dépense, et celui de Winnipeg, jusqu’à 15 mois après cette date, pourvu qu’aucun changement important n’ait été apporté aux dispositions de souscription du régime. Toute demande reçue au-delà des délais susmentionnés ne sera pas étudiée. En cas de changement dans les dispositions de souscription, par exemple en cas de cessation du régime, la période pendant laquelle vous pouvez présenter vos demandes sera généralement plus courte que celle susmentionnée. Si vous avez des questions concernant les délais se rapportant à votre régime, communiquez avec notre bureau des règlements.
Comment dois-je faire pour soumettre une demande de règlement pour soins dentaires?
Vous pouvez transmettre les demandes pour soins dentaires par la poste, par télécopieur ou par échange électronique de données (EED) ou encore vous prévaloir du service au comptoir.
Lorsque vous transmettez votre demande par la poste ou par télécopieur ou encore que vous vous prévalez du service au comptoir, vous devez soumettre pour chaque patient un formulaire standard de demande de règlement pour soins dentaires (que vous pourrez obtenir auprès du cabinet dentaire). Ce formulaire doit être rempli par le cabinet et signé par le participant. Nota : un formulaire vierge de Coughlin ne suffit pas. Le formulaire standard de Coughlin ou le formulaire de demande de règlement standard du cabinet du dentiste doit être rempli par le cabinet de votre dentiste.
Lorsque vous transmettez le formulaire par voie électronique, indiquez à votre dentiste que Coughlin & associés ltée est votre administrateur et communiquez-lui les codes de sécurité suivants :
- le matricule de collecte de Coughlin & associés ltée, également appelé le numéro BIN, soit 610105 dans le réseau Emergis;
- votre matricule; et
- le numéro de police de votre régime collectif.
Votre service des ressources humaines ou administrateur de régime est en mesure de vous indiquer votre matricule et le numéro de police du régime collectif.
Important : Si votre demande est soumise par voie électronique, votre remboursement vous sera envoyé par la poste dans un délai de deux à quatre jours ouvrables. Le service au comptoir de Coughlin n’est pas lié au service EED.
Mon cabinet de dentiste m’a remis une estimation de coût pour un traitement à venir. Pouvez-vous me dire au téléphone le montant qui sera couvert?
Malheureusement, les approbations ne peuvent se faire par téléphone. Le cabinet du dentiste doit établir l’évaluation et la soumettre par écrit sur un formulaire approuvé par l’Association dentaire canadienne ou par voie électronique au moyen de notre service EED.
Après avoir étudié l’information, Coughlin fait parvenir une réponse écrite à la fois au participant et au dentiste qui a établi le coût estimatif. L’évaluation peut prendre de quelques jours à quelques semaines, selon le type de traitement à exécuter.
Que dois-je faire pour soumettre une demande de règlement pour soins médicaux?
Vous devez joindre à votre demande un formulaire de demande de règlement pour soins médicaux dûment rempli et signé, ainsi que les reçus originaux détaillés pour chaque dépense engagée. Vos documents peuvent être transmis par la poste ou remis en mains propres à Coughlin & associés ltée.
Le participant doit signer le formulaire. Les autres membres de la famille ne peuvent le signer en son nom.
Le formulaire dûment rempli aide les experts de Coughlin à repérer rapidement votre dossier. Par ailleurs, il nous fournit de l’information à jour, comme votre adresse et votre couverture au moyen d’autres sources ainsi que d’autres données qui pourraient être pertinentes pour évaluer précisément votre demande. La signature originale du participant le protège en faisant en sorte que les demandes ne soient pas soumises sans son consentement. Elle nous autorise également à recueillir toute information auprès des fournisseurs de soins de santé, etc., pouvant être requise pour évaluer la demande.
Mon régime collectif fournit une carte-médicaments électronique. Que dois-je faire si j’ai un problème avec ma carte?
Lorsqu’un pharmacien essaie de présenter une demande au moyen de la carte-médicaments électronique, il est informé de la nature du problème. Si le message fait allusion à la cessation d’une couverture, à une personne à charge ne figurant pas au dossier ou à de l’information mal saisie, communiquez avec notre service d’administration. Si la nature du problème découle d’une ordonnance non payée conformément aux dispositions du régime, veuillez communiquer avec notre service des règlements.
Les pharmaciens peuvent également communiquer avec le service d’assistance téléphonique s’ils ont besoin d’aide ou de conseils. Ce numéro devrait figurer sur votre carte.
Mon médecin m’a recommandé d’acheter des appareils médicaux. Est-ce automatiquement admissible à un remboursement?
Seules les dépenses précisées dans votre contrat collectif à titre de prestation peuvent être étudiées pour remboursement. Certaines limites peuvent s’appliquer.
Il est fortement recommandé de présenter une estimation des coûts, avec l’information médicale à l’appui, avant d’engager les dépenses.
Nota : Une demande visant des appareils médicaux ne peut être approuvée par téléphone. Toutes les estimations doivent être transmises par écrit, avec, au besoin, la recommandation du médecin.
J’aimerais conserver l’original de mes reçus pour mes dossiers. Acceptez-vous des photocopies?
Sauf pour les demandes découlant de la coordination des prestations pour lesquelles nous sommes le second assureur (voir la question suivante), l’original de ces reçus doit nous être présenté dans tous les cas. Nous vous recommandons de faire des photocopies de tous les documents pour vos dossiers avant de les soumettre.
Veuillez noter que les reçus originaux ne vous seront pas renvoyés.
Mon conjoint bénéficie aussi d’un régime d’assurance médicale ou dentaire collective. Le recours à l’un ou l’autre en premier importe-t-il ?
Oui. Si quelqu’un peut être couvert par deux régimes différents, le remboursement est coordonné de sorte que chaque régime couvre une partie des coûts. Cela s’appelle la coordination des prestations (CP).
La clause de CP de votre régime de prestations sert à définir de quelle façon vos dépenses seront divisées entre les compagnies d’assurance si votre conjoint et vous êtes couverts par différents régimes.
Le secteur canadien de l’assurance se conforme aux règles suivantes si plus d’un régime d’assurance intervient dans le règlement d’une prestation :
- Les demandes de l’employé assuré doivent d’abord être soumises à son propre régime, puis à celui de son conjoint.
- Les demandes des enfants sont d’abord présentées au régime du parent qui célèbre son anniversaire le premier (jour/mois) dans l’année civile (l’année de naissance n’importe pas).
En cas de divorce ou de séparation, d’autres lignes directrices peuvent s’appliquer pour les demandes des enfants. Appelez le bureau des demandes de règlement de Coughlin & associés ltée pour plus d’information.
Pour présenter une demande, il vous faut soumettre un formulaire dûment rempli et les documents justificatifs originaux au premier régime. Pour soumettre la demande au second régime, joignez un formulaire dûment rempli, des photocopies de tous les documents justificatifs (c’est-à-dire les reçus) et le relevé original des prestations du premier régime indiquant le remboursement.
Si les deux conjoints sont couverts par des régimes collectifs administrés par Coughlin & associés ltée, il faut présenter un seul formulaire de demande. Toutefois, le formulaire doit porter la signature des deux participants.
Si j’ai atteint mon plafond pour une prestation donnée, puis-je conserver mes reçus et les soumettre une fois que je serai de nouveau admissible? Ou si je n’atteins pas mon plafond, puis-je transférer le solde d’une année à l’autre?
Les demandes sont évaluées selon la date où la dépense a été engagée. Si elle n’est pas admissible pour remboursement à la date de la dépense, on ne peut la soumettre pour analyse à une date ultérieure. Dans le cas des achats d’équipements, comme les lunettes, c’est la date à laquelle l’article a été payé au complet. Pour des services comme la physiothérapie, c’est la date où le service a été rendu.
Si vous n’avez pas utilisé toute la couverture disponible pour une certaine prestation, le solde ne peut être reporté à une autre période.
Mon régime a un plafond annuel pour certains types de dépenses. Ces plafonds sont-ils combinés pour toute la famille ou pour chaque personne? Si je n’ai pas besoin de cette prestation, le plafond peut-il être utilisé par l’un des membres de ma famille?
En général, la plupart des prestations sont administrées « par personne ». Cela signifie que chaque membre de la famille couvert peut réclamer le maximum indiqué dans votre régime.
Veuillez noter que votre régime d’avantages sociaux peut avoir un plafond pour les médicaments d’ordonnance par famille; par conséquent, veuillez vous reporter au livret d’information de l’employé pour confirmer les plafonds.
Les plafonds ne sont pas transférables entre les membres de la famille. On ne peut les combiner pour procurer une couverture supplémentaire à un membre de la famille quand un autre membre de la famille n’a pas à demander le règlement d’une dépense en particulier.
Des membres de ma famille élargie vivent avec moi. Si j’ai adhéré à un régime familial, leurs dépenses sont-elles admissibles au remboursement?
Bien que la définition de membre de la famille admissible dépende du libellé précis de votre régime collectif, en général, les régimes familiaux proposent une couverture pour le conjoint et les enfants à charge de la personne assurée.
Le conjoint se définit habituellement comme le conjoint légal de l’employé ou le conjoint de fait connu publiquement comme tel depuis au moins un an. L’enfant à charge est souvent défini comme un enfant non marié naturel ou adopté de l’employé ou du conjoint assuré qui a un âge inférieur au maximum précisé par le régime.
En général, d’autres membres de la famille comme les grands-parents, les oncles, les tantes et les cousins ne sont pas considérés comme des personnes à charge dans le cadre des régimes collectifs.
Cliquez ici pour obtenir de l’information sur la souscription à des régimes d’assurance-maladie personnels pour des particuliers et des petites entreprises.
Appelez votre service des ressources humaines ou le service des règlements de Coughlin & associés ltée pour obtenir de plus amples renseignements sur les clauses précises de votre régime collectif, ou pour savoir comment ajouter une personne à charge à votre dossier.
Puis-je me prévaloir du service au comptoir de Coughlin pour n’importe quelle demande de règlement?
Oui. Coughlin peut accepter tous les types de demandes de règlement. Toutefois, certains articles ou services peuvent requérir de l’information supplémentaire ou ne pourront être évalués au moment de leur présentation. Si de plus amples renseignements sont requis ou si la demande doit faire l’objet d’un processus d’approbation, vous serez informé par l’expert.
L’évaluation de certaines demandes peut prendre plus de temps que d’autres. S’il faut plus de 20 minutes pour traiter une demande, vous en serez informé et aurez la possibilité d’attendre, de venir chercher le remboursement à une date ultérieure ou de recevoir le paiement par la poste.
